Arhivă - Distrugerea documentelor financiar-contabile: cadru legal
Scris: Mie Iun 24, 2026 8:16 am
Distrugerea documentelor financiar-contabile: cadru legal
Pentru a te asigura că distrugerea documentelor financiar-contabile care au perioada de păstrare expirată se realizeaza conform legislației în vigoare în România, este necesar să urmezi o procedură bazată pe urmatoarele temeiuri legale:
1. Legea contabilitatii nr. 82/1991:
Art. 23 alin (1) Persoanele prevazute la art. 1 care utilizeaza sisteme informatice de prelucrare automata a datelor au obligatia sa asigure prelucrarea datelor inregistrate in contabilitate in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile, controlul si pastrarea acestora pe suporturi tehnice timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite.
Art. 25. - Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii.
2. Normele generale de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile din 05.11.2015 (Parte integranta din Ordinul 2634/2015):
pct 40. Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani se pastreaza pe perioada corespunzatoare duratei de viata utila a acestora.
pct 43. Eliminarea din arhiva entitatii a documentelor financiar- contabile, al caror termen de pastrare prevazut in prezentele norme a expirat, se face de catre o comisie constituita potrivit procedurilor proprii ale entitatii. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.
Procedura de distrugere a documentelor financiar-contabile
Procedura de distrugere a documentelor financiar-contabile al caror termen de pastrare a expirat presupune efectuarea urmatorilor pasi:
I. Evaluarea documentelor
II. Constituirea comisiei de distrugere
III. Intocmirea procesului-verbal
IV. Decizia de distrugere
V. Distrugerea efectiva
VI. Inregistrarea in registre
VII. Pastrarea procesului-verbal
I. Evaluarea documentelor
Identificati si evaluati toate documentele financiar-contabile a caror perioada legala de pastrare, stabilita conform Art. 23 si Art. 25 din Legea contabilitatii nr. 82/1991 si normelor Ordinului 2634/2015, a expirat. Acest lucru implica verificarea datelor documentelor al caror termen de pastrare prevazut in normele aprobate prin ordinul 2634/2015 a expirat.
1. Identificarea documentelor
Realizati un inventar complet al tuturor documentelor financiar-contabile existente in arhiva companiei.
Utilizati sistemele de gestiune documentara ale companiei pentru a localiza electronic documentele, daca este posibil.
2. Verificarea perioadei de pastrare -Creati o lista care sa indice clar data limita de pastrare pentru fiecare categorie de documente.
3. Selectia documentelor:
Selectati din inventarul creat documentele a caror perioada legala de pastrare a expirat.
Verificati ca nu exista cerinte legale sau controale fiscale in desfasurare care sa necesite pastrarea suplimentara a oricarui document.
4. Documentatia pentru evaluare
Pregatiti o evidenta detaliata a tuturor documentelor selectate pentru distrugere, care sa includa:
Descrierea documentului (tip, continut)
Data crearii documentului
Data expirarii perioadei de pastrare
Motivul eliminarii (expirarea perioadei de pastrare)
5. Aprobarea initiala - Solicitati o revizuire si aprobare preliminara de la responsabilul cu arhiva si/sau departamentul juridic pentru lista documentelor propuse pentru distrugere, pentru a asigura conformitatea cu toate cerintele legale si politica interna.
6. Intocmirea procesului verbal preliminar - Intocmiti un proces verbal preliminar care sa cuprinda toate informatiile colectate si deciziile luate in etapa de evaluare. Acest proces verbal va fi prezentat comisiei de distrugere pentru revizuire si aprobare finala inainte de a proceda la distrugerea efectiva a documentelor.
Constituirea comisiei de distrugere
Constituiti o comisie pentru supervizarea procesului de distrugere, conform procedurilor interne ale societatii. Comisia trebuie sa fie compusa din membri desemnati oficial prin decizie interna si sa includa reprezentanti ai departamentelor financiar, juridic si IT, daca este cazul.
Intocmirea procesului-verbal
Comisia va intocmi un proces-verbal care sa contina urmatoarele informatii:
Descrierea detaliata a documentelor destinate distrugerii.
Motivele pentru care se propune distrugerea (expirarea termenului de pastrare).
Metoda de distrugere aleasa.
Data si locatia unde va avea loc distrugerea.
ATENTIE!Acest proces verbal trebuie sa fie pastrat in arhiva permanenta a companiei ca dovada a distrugerii corespunzatoare a documentelor financiar-contabile expirate.
Decizia de distrugere
Comisia va emite o decizie de distrugere bazata pe procesul-verbal intocmit, care va autoriza procedura de distrugere efectiva a documentelor.
Aceasta decizie serveste drept autorizatie oficiala pentru inceperea procedurii de distrugere a documentelor financiar-contabile si asigura ca toate etapele se desfasoara in conformitate cu reglementarile legale si procedurile interne ale companiei.
Distrugerea efectiva
Documentele pot fi distruse fie in mod intern, cu echipamente proprii (de exemplu, prin shredding), fie prin contractarea unui serviciu extern specializat in distrugerea de documente, sau predarea la firme care colecteaza hartie (in functie de gradul de confidentialitate). In cazul utilizarii unui serviciu extern, este recomandat sa se aleaga o entitate certificata pentru distrugerea securizata a documentelor.
Cea mai facila metoda este „shredding” care se refera la procesul de distrugere a documentelor prin taierea acestora in fasii sau particule mici, astfel incat informatiile sa devina irecuperabile. Acesta este o metoda comuna si eficienta de a asigura confidentialitatea datelor continute in documentele fizice, prevenind astfel accesul neautorizat la informatii sensibile sau private.
Procesul de shredding poate fi realizat cu ajutorul unei masini de distrus documente (shredder), care poate taia documentele in fasii verticale, orizontale, sau in particule mult mai mici, in functie de nivelul de securitate dorit. Shredderele sunt clasificate in functie de marimea si forma particulelor rezultate, unele fiind capabile sa reduca documentele la confeti, ceea ce creste gradul de securitate al distrugerii.
Inregistrarea in registre
Dupa finalizarea distrugerii, comisia va inregistra aceasta actiune in Registrul de evidenta al arhivei, indicand detaliile documentelor distruse si confirmarea distrugerii efective.
Pastrarea procesului-verbal
Procesul-verbal de distrugere, decizia de distrugere si orice alte documente relevante trebuie pastrate in arhiva societatii pentru a servi drept dovada a distrugerii conforme cu reglementarile legale.
Pentru a te asigura că distrugerea documentelor financiar-contabile care au perioada de păstrare expirată se realizeaza conform legislației în vigoare în România, este necesar să urmezi o procedură bazată pe urmatoarele temeiuri legale:
1. Legea contabilitatii nr. 82/1991:
Art. 23 alin (1) Persoanele prevazute la art. 1 care utilizeaza sisteme informatice de prelucrare automata a datelor au obligatia sa asigure prelucrarea datelor inregistrate in contabilitate in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile, controlul si pastrarea acestora pe suporturi tehnice timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite.
Art. 25. - Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii.
2. Normele generale de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile din 05.11.2015 (Parte integranta din Ordinul 2634/2015):
pct 40. Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani se pastreaza pe perioada corespunzatoare duratei de viata utila a acestora.
pct 43. Eliminarea din arhiva entitatii a documentelor financiar- contabile, al caror termen de pastrare prevazut in prezentele norme a expirat, se face de catre o comisie constituita potrivit procedurilor proprii ale entitatii. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.
Procedura de distrugere a documentelor financiar-contabile
Procedura de distrugere a documentelor financiar-contabile al caror termen de pastrare a expirat presupune efectuarea urmatorilor pasi:
I. Evaluarea documentelor
II. Constituirea comisiei de distrugere
III. Intocmirea procesului-verbal
IV. Decizia de distrugere
V. Distrugerea efectiva
VI. Inregistrarea in registre
VII. Pastrarea procesului-verbal
I. Evaluarea documentelor
Identificati si evaluati toate documentele financiar-contabile a caror perioada legala de pastrare, stabilita conform Art. 23 si Art. 25 din Legea contabilitatii nr. 82/1991 si normelor Ordinului 2634/2015, a expirat. Acest lucru implica verificarea datelor documentelor al caror termen de pastrare prevazut in normele aprobate prin ordinul 2634/2015 a expirat.
1. Identificarea documentelor
Realizati un inventar complet al tuturor documentelor financiar-contabile existente in arhiva companiei.
Utilizati sistemele de gestiune documentara ale companiei pentru a localiza electronic documentele, daca este posibil.
2. Verificarea perioadei de pastrare -Creati o lista care sa indice clar data limita de pastrare pentru fiecare categorie de documente.
3. Selectia documentelor:
Selectati din inventarul creat documentele a caror perioada legala de pastrare a expirat.
Verificati ca nu exista cerinte legale sau controale fiscale in desfasurare care sa necesite pastrarea suplimentara a oricarui document.
4. Documentatia pentru evaluare
Pregatiti o evidenta detaliata a tuturor documentelor selectate pentru distrugere, care sa includa:
Descrierea documentului (tip, continut)
Data crearii documentului
Data expirarii perioadei de pastrare
Motivul eliminarii (expirarea perioadei de pastrare)
5. Aprobarea initiala - Solicitati o revizuire si aprobare preliminara de la responsabilul cu arhiva si/sau departamentul juridic pentru lista documentelor propuse pentru distrugere, pentru a asigura conformitatea cu toate cerintele legale si politica interna.
6. Intocmirea procesului verbal preliminar - Intocmiti un proces verbal preliminar care sa cuprinda toate informatiile colectate si deciziile luate in etapa de evaluare. Acest proces verbal va fi prezentat comisiei de distrugere pentru revizuire si aprobare finala inainte de a proceda la distrugerea efectiva a documentelor.
Constituirea comisiei de distrugere
Constituiti o comisie pentru supervizarea procesului de distrugere, conform procedurilor interne ale societatii. Comisia trebuie sa fie compusa din membri desemnati oficial prin decizie interna si sa includa reprezentanti ai departamentelor financiar, juridic si IT, daca este cazul.
Intocmirea procesului-verbal
Comisia va intocmi un proces-verbal care sa contina urmatoarele informatii:
Descrierea detaliata a documentelor destinate distrugerii.
Motivele pentru care se propune distrugerea (expirarea termenului de pastrare).
Metoda de distrugere aleasa.
Data si locatia unde va avea loc distrugerea.
ATENTIE!Acest proces verbal trebuie sa fie pastrat in arhiva permanenta a companiei ca dovada a distrugerii corespunzatoare a documentelor financiar-contabile expirate.
Decizia de distrugere
Comisia va emite o decizie de distrugere bazata pe procesul-verbal intocmit, care va autoriza procedura de distrugere efectiva a documentelor.
Aceasta decizie serveste drept autorizatie oficiala pentru inceperea procedurii de distrugere a documentelor financiar-contabile si asigura ca toate etapele se desfasoara in conformitate cu reglementarile legale si procedurile interne ale companiei.
Distrugerea efectiva
Documentele pot fi distruse fie in mod intern, cu echipamente proprii (de exemplu, prin shredding), fie prin contractarea unui serviciu extern specializat in distrugerea de documente, sau predarea la firme care colecteaza hartie (in functie de gradul de confidentialitate). In cazul utilizarii unui serviciu extern, este recomandat sa se aleaga o entitate certificata pentru distrugerea securizata a documentelor.
Cea mai facila metoda este „shredding” care se refera la procesul de distrugere a documentelor prin taierea acestora in fasii sau particule mici, astfel incat informatiile sa devina irecuperabile. Acesta este o metoda comuna si eficienta de a asigura confidentialitatea datelor continute in documentele fizice, prevenind astfel accesul neautorizat la informatii sensibile sau private.
Procesul de shredding poate fi realizat cu ajutorul unei masini de distrus documente (shredder), care poate taia documentele in fasii verticale, orizontale, sau in particule mult mai mici, in functie de nivelul de securitate dorit. Shredderele sunt clasificate in functie de marimea si forma particulelor rezultate, unele fiind capabile sa reduca documentele la confeti, ceea ce creste gradul de securitate al distrugerii.
Inregistrarea in registre
Dupa finalizarea distrugerii, comisia va inregistra aceasta actiune in Registrul de evidenta al arhivei, indicand detaliile documentelor distruse si confirmarea distrugerii efective.
Pastrarea procesului-verbal
Procesul-verbal de distrugere, decizia de distrugere si orice alte documente relevante trebuie pastrate in arhiva societatii pentru a servi drept dovada a distrugerii conforme cu reglementarile legale.